Détail des prestations

Le service Mission archivage propose plusieurs prestations. Ces prestations (ou séquences) sont énumérées dans la plaquette de présentation du service. Elles peuvent se dérouler d'affilée ou de manière fractionnée, en fonction de la situation des archives et des souhaits de la collectivité.

À la fin de chaque séquence, un compte rendu est envoyé à la collectivité et aux Archives départementales.

Voici une description détaillée du déroulement de ces séquences :

Éliminations réglementaires

Les archives dont la durée d'utilité administrative est arrivée à terme et dont la destruction est préconisée par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF), peuvent faire  l'objet d'une procédure d'élimination réglementaire. Un bordereau d'élimination est rempli par l'archiviste, soumis à la signature de l'autorité territoriale et au visa des Archives départementales. Une fois la destruction autorisée, l'archiviste peut conseiller la collectivité sur ses choix en matière de destruction.

Classement du fonds d'archives

Le classement consiste à prendre en charge tous les dossiers et à les analyser. Des instruments de recherche (plan de classement, répertoires, index) sont élaborés via une saisie informatique. La saisie se fait sous Excel, avec une conversion en PDF à la fin. Les fichiers sont laissés à la collectivité sous les deux formats : Excel pour les référents archives (pour la suite de l'archivage par exemple ou pour des recherches), PDF pour les autres agents ou le public (consultation sécurisée). Les archives sont reconditionnées dans du matériel neuf (boîtes, chemises et sous-chemises) et rangées de façon logique dans la salle.

Préparation d'un dépôt d'archives aux Archives départementales

Les communes de moins de 2000 habitants sont soumises à un dépôt obligatoire (état civil de plus de 150 ans, archives de plus de 100 ans, documents cadastraux ne servant plus depuis plus de 30 ans). Les communes de plus de 2000 habitants ne sont pas soumises à un dépôt obligatoire, mais peuvent néanmoins choisir de procéder à un dépôt facultatif de certaines archives. Les structures intercommunales peuvent également l'envisager si besoin. Traditionnellement, les archives antérieures à 1946 font souvent l'objet d'un dépôt aux Archives départementales. Cela permet à la collectivité de gagner de la place, de garantir des conditions de conservation optimales, d'élargir la communication au public et de favoriser la valorisation du patrimoine de la collectivité. La collectivité demeure propriétaire des archives déposées. Pour un dépôt facultatif, la décision appartient à la collectivité. Un bordereau de proposition de dépôt est dressé par l'archiviste et soumis à l'organe délibérant de la collectivité. Puis une fiche définitive de dépôt est établie, en prenant en compte les éventuelles observations de l'organe délibérant. La fiche, signée par l'autorité territoriale, est alors transmise aux Archives départementales pour qu'elles se prononcent sur ce dépôt.

Rédaction du procès-verbal de récolement des archives

Après chaque élection municipale et même en cas de réélection, un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives doit être établi et accompagné d'un récolement des archives. Il s'agit d'un transfert de responsabilité au nouvel élu et d'une vérification de la bonne tenue du fonds. L'archiviste remplit donc le procès-verbal et le récolement à l'aide du formulaire élaboré par les Archives départementales. Après signature par le maire sortant et le nouveau maire, un exemplaire est transmis aux Archives départementales. Cette démarche est obligatoire uniquement pour les communes, mais elle est désormais également préconisée pour les structures intercommunales.

Aide à un déménagement d'archives

Un déménagement d'archives suppose plusieurs étapes, notamment le récolement et le conditionnement des archives, l'organisation des opérations de transfert, la préparation de la nouvelle salle, le transfert lui-même. L'archiviste se charge intégralement de ces tâches, excepté le transfert qui est réalisé par les services techniques de la collectivité (avec l'accompagnement de l'archiviste éventuellement).

Sensibilisation des agents

Le service Mission archivage propose de pérenniser les résultats de l'archivage en aidant le personnel à s'approprier le fonctionnement du nouveau système d'archivage mis en place. Un support de sensibilisation est laissé à chaque agent à l'issue d'une ou de plusieurs séances individuelles ou collectives.

Formation de référents archives

Le service Mission archivage propose également de former des référents archives aux principes plus avancés de l'archivage, afin d'être en mesure de veiller au bon maintien de l'archivage, de conseiller les autres agents et si besoin d'assurer la communication des archives au public. Il s'agit d'une formation plus approfondie que la sensibilisation réalisée auprès des autres agents.

Maintenance de l'archivage

 La régularité étant la garantie d'un bon archivage, une collectivité peut également faire appel au service Mission archivage pour assurer une maintenance. L'archiviste propose les éliminations possibles, classe les nouvelles archives et met ainsi à jour les instruments de recherche.

Valorisation du patrimoine archivistique

Le processus de gestion des archives peut aboutir à des actions de valorisation à destination d'un vaste public. Selon le public concerné, la valorisation peut prendre plusieurs formes : expositions, projets pédagogiques avec les écoles… Le service Mission archivage peut être sollicité lors d'un projet de valorisation.